Informatisering
De informatievoorziening wordt in onze samenleving steeds belangrijker. De inrichting van organisaties wordt steeds meer bepaald door de digitale ontwikkelingen. Grote delen van het primaire proces worden uitgevoerd door informatiesystemen en organisaties gaan haperen of vallen stil als de informatievoorziening niet functioneert. Informatievoorziening was in het verleden een ondersteunend proces en is de laatste jaren uitgegroeid tot een onmisbaar onderdeel van ook het primaire bedrijfsproces.
De door de VNG opgezette Digitale Agenda 2020 (DA2020) is voor ons leidraad om onze uitvoeringsagenda vorm te geven. Centraal hierin staan de volgende ambities:
1. Open en transparant in de participatiesamenleving;
2. Werken als één efficiënte overheid;
3. Massaal digitaal, Maatwerk lokaal.
Wij spelen in op deze ontwikkelingen. We gaan voor een kwalitatief goede digitale dienstverlening. De informatievoorziening moet voldoen aan actuele eisen op het gebied van informatieveiligheid en privacy en we willen samenwerken en innoveren. Om onze doelstellingen te behalen is een gerichte aanpak nodig. Dit doen we o.a. door de samen te werken binnen BOCE en DIMPACT.
Verstevigen BOCE samenwerking
In 2020 zijn we met Emmen en Coevorden een intern onderzoek gestart hoe we de BOCE samenwerking nog verder kunnen versterken. We proberen hierbij het accent te verschuiven van de automatisering naar het volledige domein van Informatisering & Automatisering (I&A).
Invoering Omgevingswet
Met de invoering van de Omgevingswet op 1 januari 2022 wordt van de gemeente verwacht dat ze is aangesloten op het landelijke Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) en dat het beschikt over een VTH-applicatie waarmee de afhandeling van een initiatief digitaal, als keten met een verschillend bevoegde gezag, binnen 8 weken wordt afgehandeld. Deze manier van werken en de bijbehorende systemen zijn nieuw voor onze gemeente. Vanwege onze beperkte omvang en kwetsbaarheid onderzoeken we voor de informatievoorziening de samenwerking met een ketenpartner, de RUD.
In 2021 zullen we dan ook een pilot starten en worden de voorbereidingen getroffen voor een mogelijke dienstverleningsovereenkomst. Daarnaast gaan we, mét de betrokken medewerkers, onderzoeken hoe de rollen die nodig zijn voor het werken binnen de Omgevingswet passen in onze organisatie en welke ontwikkeling (bijvoorbeeld training of opleiding, coaching) nodig is om die rollen goed in te kunnen vullen.
Faciliteiten voor digitaal samenwerken
We zijn in 2020 gestart met het anders faciliteren van onze medewerkers. Hiermee maken we het technisch mogelijk dat collega's flexibeler kunnen (samen)werken in en buiten het gemeentehuis. Hierdoor kunnen we meer de samenleving in, kunnen inwoners en instanties gemakkelijker participeren in maatschappelijke opgaven en kunnen medewerkers beter thuiswerken indien gewenst.
Basis op orde/archief 2020
In onze dienstverlening en bedrijfsvoering is digitaal steeds meer de norm. Daarom werken we er aan om een goede digitale basis te hebben. Maar het digitaal werken vraagt ook andere vaardigheden van onze medewerkers. Naast voldoende ondersteuning op de werkvloer moeten we er ook zorg voor dragen dat ons digitaal archief op orde is. Nog in 2020 ronden we het project “Archief 2020” af. Met dit project leggen we een basis naar de toekomst en worden ons scenario’s aangereikt over de inrichting van het toekomstig informatiebeheer.
Wij verwachten hier nog wel enkele toekomstige investeringen. Zo moeten we onder andere een duurzame voorziening treffen voor alle te bewaren digitale archieven (e-depot). Voor dit onderdeel sluiten we zo mogelijk aan bij provinciale initiatieven. In deze begroting hebben daarvoor een eerste bedrag geraamd.
Kwaliteit van gegevens
De gemeente beheert een groot aantal gegevens en is van 5 basisregistraties ‘bronhouder’. Het aantal afnemers van deze digitale gegevens blijft nog altijd groeien. Daarom moeten inwoners erop kunnen vertrouwen dat de gegevens die we beheren volledig, juist en veilig zijn.
ENSIA
Elk jaar moeten gemeenten zich verantwoorden over de kwaliteit van de informatieveiligheid van diverse informatiesystemen. Sinds 2017 gebeurt dit met een nieuwe verantwoordingssystematiek: de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). Doel van de ENSIA is enerzijds om de jaarlijkse auditlast te verminderen en anderzijds om meer inhoud te geven aan de bestuurlijke verantwoording. Informatieveiligheid komt dan ook als vast onderdeel terug in deze paragraaf bij de jaarrekening.
Privacy/Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
De gemeente beheert vanuit wettelijke taken veel persoonlijke gegevens van inwoners, waaronder informatie over werk, inkomen en zorg. De AVG heeft daarom een grote impact op onze organisatie. De veranderingen liggen vooral in de rechtmatigheid en transparantie, rechten van betrokkenen, de verplichtingen van de verantwoordelijken en het toezicht en bijbehorende sancties. Wij hebben onze organisatie ingericht om de AVG vraagstukken op te pakken en rapporteren jaarlijks over de ontwikkelingen in deze paragraaf in de jaarrekening.